Julkaistu alunperin Linkedin:ssä 10.2.2022

Osallistava ja toimijoiden vuoropuhelun mahdollistava selvitystyöprosessi voi edistää jaetun ymmärryksen ja yhteisen kielen muodostumista monimutkaisten ilmiöiden tiimoilta. Joukkoistaminen mahdollistaa myös heikompien signaalien tunnistamista. Onnistuessaan tällainen prosessi edistää tulevaisuuden kestävien kehittämistoimenpiteiden määrittelyä ja nopeuttaa toimijoiden yhteistyön käynnistämistä. Näin toimien myös matkalla on oma tärkeä tarkoituksensa, ei pelkällä päämäärällä.

Gesund Partners toteutti vuoden 2021 aikana useita selvityksiä, joissa hyödynnettiin osallistavaa eli toimijoiden vuoropuhelua ja kommentointia mahdollistavaa prosessia. Esittelemme tässä blogissa muutamaa tällaista selvitysprosessia ja jaamme havaintojamme ja oppejamme niiden tiimoilta. Osallisuuden mahdollistamisella olemme pyrkineet löytämään yhteisen ymmärryksen käsiteltävän teeman ympärillä ja sitä kautta saavuttamaan parhaan mahdollisen lopputuloksen – kattavan, rehellisen ja eri näkökulmat huomioivan selvityksen. Kaikkia seuraavaksi kuvattavia prosesseja yhdistää myös muotoiluajattelusta (eng. design thinking) tuttu vaiheistus.

Selvitysprosessien alussa pyrimme avartamaan ajatteluamme ja ymmärrystämme käsiteltävästä ilmiöstä laajoja joukkoja aktivoiden. Tällaiseen tarkoitukseen verkkokyselyt tai muut matalan kynnyksen osallistumisen ja joukkoistamisen keinot ovat mitä mainioimpia. Laajan, avoimen kartoituksen jälkeen lähdemme tarkentamaan havaintoja ja käsiteltävää aihetta muun muassa asiantuntijahaastattelujen ja työpajojen avulla. Tämän kaltainen eteneminen mahdollistaa yllättävienkin havaintojen löytämisen tai esimerkiksi heikompien signaalien havaitsemisen, mikä tukee ennakoivaa toiminnan kehittämistä.

Selvitykset toisiolain vaikutuksista osallistivat satoja asiantuntijoita

Viime vuonna kartoitimme Sosiaali- ja terveysministeriön toimeksiannosta toisiolain vaikutuksia tutkimus- kehitys- ja innovaatiotoimintaan ja opetukseen (TKI+O) sekä tiedolla johtamiseen (TKI+O -selvitys on luettavissa täällä). Näissä kyseisissä selvityksissä täydensimme laajaa tausta-aineistoa avoimien verkkokyselyjen avulla. Kyselyillä kartoitimme toimijoiden toisiolakiin liittyviä kokemuksia ja havaintoja sekä heidän tunnistamiaan mahdollisuuksia ja uhkia. Pelkästään TKI+O -selvitykseen osallistui useita satoja asiantuntijoita. Kyselyn lisäksi haastattelimme kymmeniä asiantuntijoita. Kyselyn lisäksi tehtiin kymmeniä asiantuntijahaastatteluja, joiden avulla saimme tarkemman käsityksen tarkasteltavasta ilmiöstä.

Kartoituksen kautta muodostuneita alustavia havaintoja täsmennettiin ja priorisoitiin työpajassa, jossa kymmenet alan johtavat asiantuntijat ja terveysalan tutkijat saivat mahdollisuuden jakaa kokemuksiaan ja vaihtaa ajatuksia teemaan liittyen. Digitaalisen työpajatilan avulla keräsimme parissa tunnissa satoja kommentteja ja ehdotuksia. Edellä kuvattujen menetelmien avulla saimme prosessin aikana koottua satojen ihmisten kokemukset, toiveet ja huolet sekä pystyimme tarjoamaan yhteisen foorumin eri toimijoiden väliselle dialogille.

Selvitys terveysalan datalähtöisten ekosysteemien kilpailukyvystä

Syksyllä 2021 selvitimme yhdessä Sitran kanssa datalähtöisten ekosysteemien tulevaisuuden mahdollisuuksia ja haasteita terveysalalla (selvitys luettavissa täällä). Sitran selvitykseen haastattelimme aluksi 20 asiantuntijaa Suomesta ja ulkomailta. Tämä kartoitusvaihe toimi taustatutkimuksen ohella lähtökohtana varsinaiselle analyysille ja suosituksille.

Kun olimme saaneet ”prototyypin” eli selvityksen luonnoksen valmiiksi, fasilitoimme etätyöpajan noin 100 terveysalan asiantuntijalle ja Sitran sidosryhmien edustajille. Etätyöpajassa jokainen osallistuja sai mahdollisuuden kommentoida ja antaa oman näkemyksensä projektin aikana työstetystä visiosta sekä suosituksista terveysalan ekosysteemeille.

Vuoropuhelu on tärkeää myös selvitystyön ohjaamisessa kohti päämääriä

Oleellista kaikissa projekteissamme on säännölliset viikoittaiset projektipalaverit sekä yhteiset jatkuvan vuorovaikutuksen mahdollistavien kanavien hyödyntäminen. Tämä tarjoaa edellytykset matalan kynnyksen keskustelulle sekä iteratiivista, ketterää kehittämistä kohti yhteistä päämäärää. Joustava ja vuorovaikutteinen prosessi parantaa onnistumisen edellytyksiä. Onnistuneella selvityksellä tarkoitamme tässä selvitystä, joka vastaa niihin kysymyksiin, joihin selvityksen tilaaja on toivonut saavansa vastauksen.

Kokemuksemme mukaan osallistava selvitysprosessi mahdollistaa yhteisen tahtotilan löytämisen ja sen avulla voidaan saada vastauksia monimutkaisiinkin kysymyksiin sekä saavuttaa yhteinen ymmärrys kyseessä olevasta ilmiöstä. Tämä kannustaa meitä hyödyntämään mallia tulevissakin selvitystöissä. Uskomme, että osallisuuden mahdollistaminen on ainoa oikea tapa toimia silloin, kun tarkoituksena on tuottaa luotettava ja totuudenmukainen selvitys sekä päästä mahdollisimman ketterästi havainnoista tekoihin.

Darja Urvas & Heta Siranko

Gesund Partners